‘Zoek het gelijkwaardige gesprek met de rvt’

Tekst Annemarie van Luik - 5 juni 2019 - 6 Minuten om te lezen

Hans Setz is een ervaren medezeggenschapper die zich niet snel de les laat lezen. Als lid van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad van Stichting Primenius, die 34 basisscholen op katholieke grondslag bestuurt in Groningen en Drenthe, voelt hij zich bij het overleg met de bestuurder op zijn gemak. Maar toen de eerste formele ontmoeting met de raad van toezicht op de agenda stond, kwamen er wat kriebels op. “Een lid van de raad van toezicht is een bepaald type mens: ze hebben gestudeerd en hebben vaak een belangrijke maatschappelijke positie. Het zijn mensen met een zekere status, met aanzien. Het eerste overleg met de raad van toezicht was ik dan ook wel wat zenuwachtig. Je doet nette kleding aan past je aan, bijvoorbeeld in taalgebruik.”
De raad van toezicht en de medezeggenschap treffen elkaar sinds 2017 minimaal twee keer per jaar voor overleg, zo staat voorgeschreven in de onderwijswetgeving. Die ontmoeting is van belang voor alle drie de rollen van de rvt: het toetsen en controleren van resultaten en prestaties, sparringpartner voor de bestuurder bij het ontwikkelen en uitvoeren van beleid, en als derde de rol van werkgever van de bestuurder.
Toezichthouders moeten hun informatie uit meerdere bronnen halen: documenten, het overleg met de bestuurder, en de medezeggenschap, die zicht heeft op de praktijk op de werkvloer maar ook weet hoe de besluitvorming binnen de school gaat. Meerdere bronnen zijn ook noodzakelijk om de informatie die de bestuurder aanreikt te toetsen. De mr is zeker een belangrijke bron van informatie daar waar het gedrag en cultuur binnen de organisatie betreft.
Als er zaken niet goed lopen in een organisatie, gaat het uiteindelijk altijd over het gedrag van mensen en de cultuur binnen die organisatie. Hoe ervaren de medewerkers dat er leiding wordt gegeven? Is er een veilig sociaal klimaat waarin medewerkers knelpunten aan de orde kunnen stellen? Hoe verloopt de communicatie? De raad van toezicht heeft hierin een rol te vervullen. Door gesprekken met mr-leden kan de rvt een rode draad ontdekken voordat de cijfers het signaal geven en proactief met de bestuurder in gesprek gaan. Toch leggen mr-leden hun waardevolle informatie niet altijd vanzelf op tafel. Bij mijn rondvraag onder dertig medezeggenschapsraden merkte ik dat mr-leden nog niet altijd goed weten wat de raad van toezicht precies voor taken heeft, wat het zicht op het doel van het overleg vertroebelt. Veel toezichthouders hebben bovendien een imponerende functie of een lange loopbaan achter de rug, wat bijna u vanzelf afstand schept met de leerkrachten, ouders en leerlingen in de mr.

Belangstelling

Zo verging het ook Nadine Figaroa, die als mr-voorzitter, opr-voorzitter en gmr-lid bij stichting Renn4 in Groningen, Friesland en Drenthe heel wat vergaderervaring heeft. “De eerste keer in gesprek gaan met de raad van toezicht vond ik behoorlijk spannend, want ik ben maar gewoon leraar en dan zit je zomaar met een wethouder aan tafel. Ik had gekeken wie er in de raad van toezicht zitten en was behoorlijk onder de indruk. Dat verdween echter snel na die eerste keer. In de gesprekken die we hebben komen hele gewone onderwerpen aan bod. Doordat ze hele concrete zaken die op de werkvloer spelen benoemen merk ik dat de leden van de raad van toezicht oprecht belangstelling hebben, op onderzoek gaan en daardoor heel goed op de hoogte zijn. Dat maakte dat we een gelijkwaardig gesprek hebben.”
Bij Renn4, dat op dertig locaties speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs geeft aan leerlingen van 4 tot 20 jaar, is de kloof tussen medezeggenschap en toezicht inmiddels overbrugd. Volgens Figaroa is dat te danken aan het aanpassingsvermogen van beide gesprekspartners, waarbij de raad van toezicht de meeste stappen moet zetten. “Een raad van toezicht zou zich bewust moeten zijn van het effect van de houding die ze uitstralen, de woordkeuze en het gedrag dat ze laten zien. De raad van toezicht heeft een taak te vervullen en heeft daarbij de gmr nodig. Het is dan ook vooral aan de rvt om te levelen met de gmr-leden zodat de communicatie gemakkelijker verloopt. Praat in duidelijke taal, sluit aan bij de woordkeuze van de gmr-leden, dat helpt enorm. Vorige week hadden we een gesprek met de raad van toezicht en daar was een nieuw gmr-lid bij. Die sprak een rvt-lid aan met u. Er werd gelijk gezegd: ja, we zien dat je nieuw bent want je zegt u. Dat doen we hier niet.”

Open en kwetsbaar

De raad van toezicht en de schoolbestuurder hebben allebei belang bij goed functionerende medezeggenschap. Voor de bestuurder is de mr geen lastig obstakel, maar een partner om tot sterke besluiten te komen die op draagvlak kunnen rekenen. Frequent overleg tussen mr en bestuurder leidt bijna vanzelf tot investeringen in de onderlinge relatie. Bij de raad van toezicht kan er meer voor nodig zijn dan twee keer per jaar overleg. Als het eenmaal lukt de afstand tussen mr en rvt te overbruggen, ontstaat vertrouwen. Dat is een voorwaarde voor een goed gesprek, zeker op het moment dat er gevoelige zaken aan de orde komen. Een veelgebruikte manier om aan de relatie te werken is de toezichthouders uit te nodigen voor informele bijeenkomsten op school.
Hans Setz van Primenius ziet daar niet meteen de meerwaarde van: “Bij de nieuwjaarsborrel is de raad van toezicht aanwezig, je schudt elkaar de hand maar je spreekt elkaar op zo’n moment niet echt. Ik geloof dan ook niet dat die momenten van groot nut zijn.” Toch is zijn relatie met de toezichthouders er flink op vooruitgegaan en hij vindt ook dat de kwaliteit van het gesprek beter is geworden: “We hebben elkaar beter leren kennen, de relatie is verbeterd en de raad van toezicht heeft de afstand weten te overbruggen. Ik merkte dat leden raad van toezicht oprecht geïnteresseerd zijn in wat er speelt op school. Een belangrijke factor is denk ik geweest dat ik merk dat zij zich inleven en aanpassen aan de gmr. Dat zorgt voor vertrouwen en maakt dat je voelt dat je een serieuze gesprekspartner bent. Dan kun je open en kwetsbaar zijn en zelfs zaken bespreken die niet goed lopen of waar zorgen over zijn.”

Tips voor overleg

• Stem je houding af op je overlegpartner
• Zorg dat de taken van de rvt duidelijk zijn voor alle mr-leden
• Zorg dat het doel van het overleg helder is
• Bereid het overleg samen voor
• Als iemand toch afstand voelt, benoem het dan
• Wees je als rvt bewust van de verschillen tussen personeel, ouders en leerlingen in de mr
• Laat als rvt zien dat je oprecht belangstelling hebt, wees zichtbaar en benoem concrete situaties of voorbeelden
• Praat in duidelijke taal
• Sluit aan bij het taalgebruik en de woordkeuze van de ander

Annemarie van Luik, de auteur van dit artikel, volgde in 2018 de leergang Board Potentials van het Nationaal Register, een opleiding voor toezichthouders.

Verschenen in infomr 2/2019