Zo krijg je grip op cijfers en afwegingen in de begroting
Waar staat de informatie die je nodig hebt? Dat is de eerste vraag voor mr-leden die nog geen ervaring hebben met het bespreken van de begroting.
Belangrijk is het meerjarenbeleidsplan, ook wel koersplan of koersdocument genoemd. Hierin staan de strategische doelstellingen van de organisatie. Wat zijn de ambities en ontwikkelingen, en wat zijn de verwachtingen over leerlingenaantal, huisvesting, personeel en financiën? Wat is de invloed daarvan op het financieel beleid? Die laatste informatie vind je in de meerjarenbegroting, dat is de financiële prognose voor de komende jaren.
Soms krijg je als medezeggenschapsraad voor de zomer (meestal eind mei) al een kaderbrief. Daarin staan de uitgangspunten voor de begroting. Je kunt daar als mr om vragen, of om een ander document met de richtlijnen voor de begroting. Het formatieplan (verschijnt meestal begin mei) geeft informatie over de inzet en omvang van het personeelsbestand. Salarissen vormen de grootste post (meer dan 80 procent) van elke schoolbegroting.
Het jaarverslag (meestal eind juni) kijkt terug op het afgelopen jaar: klopte de begroting? En zo nee: wat zijn de gevolgen voor de begroting van het komende jaar? Het jaarverslag heeft altijd een continuïteitsparagraaf: daarin staan de belangrijkste verwachtingen als het gaat om financiën, personeelsomvang en leerlingenaantal.
Adviseer op tijd
De begroting zelf moet voor 1 januari van het nieuwe jaar zijn goedgekeurd en bij het ministerie van Onderwijs liggen. De medezeggenschapsraad moet de stukken dus ruim voor die tijd in huis hebben. Het kan nodig zijn om nog informatie in te winnen bij de bestuurder, of te overleggen met bijvoorbeeld de raad van toezicht. De mr heeft adviesrecht op de begroting. Er ligt al jaren een plan om de mr ook instemmingsrecht op hoofdlijnen van de begroting te geven, maar dat is in de Haagse politiek nog steeds niet geregeld.
Een medezeggenschapper hoeft geen boekhouder te zijn. Het gaat erom dat je de juiste vragen stelt, en eerlijke antwoorden krijgt. Je wilt weten of de verwachtingen (uit de kaderbrief) zijn uitgekomen. Zo nee: hoe komt dat en wat heeft dat voor invloed op keuzes/ het beleid? Omdat de begroting voor het overgrote deel uit steeds terugkerende vaste kosten bestaat, is het voor een mr niet zo zinvol om daar diep in te duiken. Het gaat erom wat er gebeurt met het geld dat ná het betalen van de energierekening en de salarissen overblijft. Welke keuzes maakt een school dan? Wat doe je met het geld dat onder de streep overblijft, als alle vaste lasten zijn afgerekend. Wat zijn de prioriteiten en waar vind je die terug in de begroting? Daar onderscheidt iedere school zich mee. Bij krimp of groei is er minder of meer geld: waar gaat meer naar toe, waar wordt op bezuinigd en waarom?
Vergelijk de keuzes
In een goede, beleidsrijke begroting kun je als medezeggenschapper terugvinden welke keuzes en dilemma’s er waren, waarvoor is gekozen en wat dat kost. In een goede begroting lees je de keuzes zowel in de tekst als in de cijfers terug. Het bestuur is verplicht om zo’n onderlegger met een uitleg van de cijfers aan te leveren bij de begroting.
Een handig hulpmiddel is de site schoolbesturenopdekaart. Daar vind je informatie van jouw eigen bestuur als het gaat om personeel, financiën en huisvesting. Hoe zit het met de vergrijzing van jullie personeelsbestand? De verhouding tussen tijdelijke en vaste contracten en de energieprestatie van jullie schoolgebouwen? Je kunt jullie cijfers vergelijken met die van een ander bestuur. Waarom zitten jullie boven of onder het gemiddelde? Een bestuurder die dat goed kan uitleggen, zorgt dat de materie inzichtelijk wordt. Als je die informatie niet zelf boven water krijgt, kun je de controller erom vragen. Jezelf vergelijken met een ander gaat niet om beter of slechter zijn, het geeft inzicht. Waar gaat ons geld naartoe? Waarom geven we ergens veel meer geld aan uit dan een vergelijkbare school?
Meer nodig?
Een goede manier om koudwatervrees voor de begroting weg te nemen is natuurlijk het volgen van een training. Dat kan via AOb Medezeggenschap. Je kunt ook een expert vragen om eens mee te kijken, bijvoorbeeld een ouder die niet in de mr zit, maar wel als controller bij een bedrijf werkt. Via de AOb kun je ook maatwerk aanvragen: een trainer die helemaal inzoomt op de cijfers van júllie school.
Op tijd beginnen is zeker de goede tip. Voor volgend jaar: vraag voor de zomer al naar de uitgangspunten van de begroting, of naar de kaderbrief.
Het hele jaar mogelijk: informeer bij andere medezeggenschapsraden van je eigen bestuur, of in je gemeente. Waar lopen zij tegenaan, wat hebben zij voor tips? Je hoeft het wiel niet allemaal zelf uit te vinden. En natuurlijk: leg ook contact met de gmr. Een deel van de ambities en ontwikkelingen vinden misschien plaats op bovenschools niveau, maar hebben invloed op de schoolbegroting.
Nog meer informatie over de rol van de medezeggenschap bij de begroting is te vinden op aobmedezeggenschap.nl en sterkmedezeggenschap.nl.
