Stap voor stap naar beheerste werkdruk
Werkdruk is een probleem om heel gericht aan te pakken. Generieke maatregelen werken vaak niet. Bij vo-scholenkoepel OMO loopt een pilot, in samenwerking met TNO.
In het tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek van scholenkoepel OMO (meer dan 50 VO-scholen in Brabant) komt werkdruk er steevast als een belangrijk aandachtspunt uit. Een ‘rapportcijfer’ van 6,2 in 2013, een 6,1 en in 2015 en zelfs een 5,9 in 2017. Tegelijkertijd is de tevredenheid van de werknemers prima in orde: daar scoort OMO een 8,3, en ook de school als werkgever krijgt een ruime 8. Beleidsadviseur Marijn de Brouwer: “Het ziekteverzuim bij OMO zit net iets onder het gemiddelde, maar die werkdruk ervaren medewerkers duidelijk wél. Daar willen we dus serieus mee aan de slag.”
In samenwerking met TNO doen vier OMO-scholen, onderling verschillend in omvang en schooltype, nu mee aan de pilot ‘Werkplezier: systematische aanpak van werkdruk’ die een jaar duurt. De Brouwer is projectleider. “Er zijn natuurlijk veel onderzoeken naar werkdruk in het onderwijs. Het is op bijna alle scholen een thema. Wij waren zoekende: wat kunnen wíj ermee, welke aanpak wérkt.” Volgens hem blijken uit de onderzoeken steeds een paar dezelfde dingen: dat het belangrijk is om werkdruk systematisch aan te pakken en ook om dat heel gericht te doen: “Binnen de context van één school. Generieke maatregelen werken minder goed.”
Stappenplan
TNO ontwikkelde de afgelopen jaren een werkdrukwegwijzer met een vijfstappenplan. Deze instrumenten worden al gebruikt in de zorg en het primair onderwijs. OMO heeft vier trajectbegeleiders voor dit project, die worden getraind en begeleid door medewerkers van TNO. De trajectbegeleiders rollen het programma uit op de vier pilotscholen. Wat gebeurt er concreet?
Stap 1:
Op de vier pilotscholen vindt een gesprek plaats met een aantal medewerkers, in elk geval de rector/directeur en de functionaris voor personeel en organisatie van de betreffende school. Centrale vraag: is op onze school sprake van werkdruk? Het is een elementaire maar noodzakelijke vraag. De Brouwer: “Er moet natuurlijk wel draagvlak en commitment op een school zijn om ermee aan de slag te gaan.” Is het antwoord ja, dan volgt
stap 2:
De formatie van een projectgroep waarin zowel onderwijsondersteunend personeel als docenten zijn vertegenwoordigd. Zij krijgen hulp van de trajectbegeleiders om uit te zoeken: wat ervaren wij op déze school als werkdruk, en waar komt die door?
Stap 3:
Wat kun je aan de werkdruk doen? Daarover organiseren de trajectbegeleiders een bijeenkomst, waar een grote vertegenwoordiging van het personeel input kan geven. Ter sprake komt wat energie geeft in het werk en wat juist energie kost? De Brouwer: “In die bijeenkomst wordt ook al een aanzet gegeven om met de ‘energievreters’ aan de slag te gaan. Dat gebeurt in
Stap 4:
De projectgroep gaat aan de slag en komt met een plan van aanpak. De Brouwer: “Van tevoren moet wel duidelijk zijn dat niet álles meteen kan worden opgelost. Maar er zijn altijd quick wins en ook langeretermijndoelen.”
Stap 5:
Evalueren. Heeft de gekozen aanpak succes? De Brouwer: “Het gaat ook om bewustwording. Door zo’n project krijgt zowel werkgever als werknemer meer inzicht in wat energie geeft en wat energie vreet.” De uitkomsten worden steeds gedeeld met alle medewerkers op de pilotscholen om te blijven werken aan draagvlak en commitment op schoolniveau. De Brouwer: “De quick wins zijn ook belangrijk. Dan zie je dat er wat gebeurt en dat het effect heeft.”
Hij wijst erop dat niet alle gesignaleerde kwesties meteen op te lossen zijn. Stel dat ‘overlegstructuren’ als een energievreter worden gezien, die verander je niet van de ene op de andere dag. De Brouwer: “Daar kun je bijvoorbeeld in een kleiner groepje over na gaan denken: hoe kan dat anders, wat moet er veranderen? Maar dat kost natuurlijk wel tijd.”
Parkeerstress
Er komt tijdens de bijeenkomsten op school weleens een konijn uit de hoge hoed. “Op één locatie ging het al snel over het parkeerterrein en het gebrek aan parkeerplaatsen. Sommige medewerkers zijn elke dag een kwartier aan het zoeken naar een vrije parkeerplek en dat ervaarden ze als heel stressvol en werkdrukverhogend. Daar hadden wij zelf van tevoren helemaal niet aan gedacht. Zo zie je hoe belangrijk het is om het op elke school apart te vragen en het niet generiek aan te pakken.”
De bedoeling is om eerst op de vier pilotscholen ‘werkbare oplossingen’ te vinden, aldus de projectleider. “Verwachtingsmanagement is daarbij wel van belang. We gaan met dit project niet bereiken dat fundamentele zaken zoals de klassengrootte of het aantal lesuren veranderen. Wel zoeken we naar mogelijkheden die binnen de invloedssfeer van de school liggen en bijdragen aan het verlagen van de werkdruk.”
De pilotscholen zitten in de uitvoering nu allemaal rondom stap 4, maar door de coronacrisis heeft het project vertraging opgelopen. Het goed organiseren van afstandsonderwijs en het nadenken over veilig lesgeven in een 1,5 metersamenleving had prioriteit. OMO hoopt het project voor de zomer weer op te pakken. De evaluatie vindt pas na de zomervakantie plaats. Mocht de pilot een vervolg krijgen, dan gaan de vier trajectbegeleiders ook op de andere OMO-scholen aan de slag.
Mr betrokken bij pilot
Op twee van de vier pilotscholen zitten mr-leden in de projectgroepen. De gmr ging akkoord met de samenwerking met TNO. De mr’s van de betrokken scholen krijgen regelmatig updates over de stand van zaken. De Brouwer: “Ik hoor positieve geluiden vanuit de organisatie. Medewerkers voelen zich gehoord en zijn tevreden dat de werkgever het probleem van werkdruk serieus neemt en probeert om er via maatwerk wat aan te doen.”
