Leuker vergaderen, het kan wel
Vergaderen? Bijna iedereen beschouwt het als iets vervelends dat er helaas af en toe bij hoort op school. Toch kan het beter. Dat zegt Jim van Emden, trainer op de afdeling scholing van de Algemene Onderwijsbond.
“Ik hoor het vaak van medezeggenschappers. Ze vinden de vergaderingen tijdrovend, niet efficiënt, het zijn energievreters en het zijn altijd dezelfde mensen die het hoogste woord hebben. Veel mensen lopen tegen dezelfde pijnpunten aan.” Dat geldt zeker niet alleen voor vergaderingen in schoolverband, weet hij. In de boardroom en in het buurthuis gebeurt exact hetzelfde.
Coöperatief vergaderen
Op het WMS-congres vorige maand in Amersfoort gaf Jim van Emden een workshop ‘coöperatief vergaderen’, omdat het ook anders kan. “Goed vergaderen kun je oefenen en leren.” Coöperatief vergaderen gaat ervan uit dat niet alleen de voorzitter, maar alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een effectief en productief verloop van de vergadering. Geen eenzijdige informatieoverdracht of ongestructureerde discussie, maar een professionele ontmoeting die leidt tot gezamenlijke besluiten. Van Emden heeft tips waar de mr snel mee aan de slag kan om de vergaderingen beter en prettiger te maken.
Geen notulen
Voor een efficiënt verloop van de vergadering helpt het soms om bij het opstellen van de agenda al te noteren hoeveel tijd je wilt nemen voor de bespreking van elk punt, en wat het doel is. Daarvoor kun je ook het BOB-model gebruiken, adviseert hij: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. “Houd in de gaten in welke fase je zit.”
Nog een tip: “Maak geen verslag of notulen, maar werk met een besluiten- en actielijst: veel handiger en beknopter. Er is bijna niemand die graag notulen leest.”
De rol van de voorzitter blijft belangrijk, welke vorm je ook kiest. “Komt iedereen aan het woord, dwalen mensen niet te veel af, volg je de agenda nog? Daar moet toch altijd iemand op letten.”
Praatkaartjes
Werk in de medezeggenschapsraad ook eens aan de hand van praatkaartjes, adviseert hij, of via de placematmethode. Een aanpak die in de klas goed werkt, doet dat in de mr ook, merkt hij. Op praatkaartjes staan woorden die dienen als bouwstenen, het begin van een goed gesprek. Bij de placematmethode vult iedereen eerst vakken aan de buitenkant met aandachtspunten, om uiteindelijk samen vanuit die buitenkant één middenvlak samen te stellen met de belangrijkste zaken.
Van Emden: “Die methodes werken in de klas, maar ook in een vergadering, als je het over een voorgenomen fusie moet hebben, of over de gezonde schoolkantine. Zo voorkom je dat je samen één kanaal in wordt gezogen, maar krijg je de afzonderlijke meningen naast elkaar en kun je vervolgens gaan kiezen: wat zijn de overeenkomsten, wat zetten we centraal?”
Sociale tijd
Hij heeft ook nog een out-of-the-boxadvies: “Plan tijd in om even met elkaar bij te praten. Een paar minuten voor de vergadering begint, of aan het eind. Die sociale tijd is ook belangrijk en kun je ook structureren: dat iedereen een voor hem of haar belangrijk moment in de week benoemt, positief of negatief. Als je die sociale tijd inbouwt, dan hoeft het niet tijdens de vergadering te gebeuren.”
Denkt hij dat vergaderen zo ook léuk kan worden? Jim van Emden: “Dat is natuurlijk een mooi streven. Het kan zeker wel leuker worden.”
